DRV-Betriebsprüfung vorbereiten: Checkliste für Agenturen und KMU

Eine DRV-Betriebsprüfung kommt nicht überraschend — sie wird mindestens zwei Wochen vorher angekündigt. Das gibt Ihnen Zeit, vorzubereiten. Wer die Vorbereitung ernst nimmt, verkürzt die Prüfung erheblich und reduziert das Risiko unangenehmer Nachforderungen.

Was die DRV bei der KSA prüft

Seit dem KSAStabG 2015 ist die Künstlersozialabgabe fester Bestandteil jeder DRV-Betriebsprüfung. Geprüft werden:

• Eingangsrechnungen aller Selbstständigen der letzten 4 Jahre
• Klassifizierung als KSA-pflichtig oder nicht
• Vollständigkeit der KSK-Meldungen
• Zeitpunkt und Höhe der monatlichen Vorauszahlungen
• Audit-Trail für Grenzfälle

Vorbereitungs-Checkliste

1. Buchhaltung der letzten 4 Jahre exportieren

Alle Eingangsrechnungen — strukturiert nach Jahr und Lieferant. DATEV- und Lexware-Exports beschleunigen die Sichtung erheblich.

2. Selbstständige identifizieren

Filtern Sie Rechnungen nach Auftragnehmern ohne Umsatzsteuer-ID oder mit Hinweis auf §19 UStG (Kleinunternehmer). Auch Auftragnehmer im EU-Ausland zählen — wenn die Leistung der KSA-Definition entspricht.

3. Klassifizierung dokumentieren

Pro Rechnung notieren:

• KSA-pflichtig: ja / nein / Mischrechnung
• Begründung: Auf welchen Bereich des KSVG (Bildende Kunst, Wort, Musik, Darstellende Kunst) bezieht sich die Leistung?
• Bei Mischrechnungen: Aufteilung in Prozent

4. Meldungen abgleichen

Vergleichen Sie die jährliche Honorarsumme mit der KSK-Jahresmeldung. Differenzen markieren — und vor der Prüfung freiwillig nachmelden.

5. Vorauszahlungen prüfen

Die KSK setzt monatliche Vorauszahlungen fest. Wurden diese pünktlich gezahlt? Lücken zeigen sich oft bei Jahreswechseln und Liquiditätsengpässen.

6. Korrespondenz mit der KSK sichern

Alle Bescheide, Nachforderungen und Erstattungen der letzten 4 Jahre als digitale Akte vorhalten. Die DRV will sie eventuell sehen.

Während der Prüfung

• Stellen Sie einen festen Ansprechpartner — meist den Buchhaltungsleiter — als Schnittstelle zur DRV-Prüferin oder zum Prüfer ab.
• Antworten Sie nur auf konkrete Fragen, nicht auf Spekulationen.
• Bei Unsicherheit: keine Aussage, sondern Rückfrage zulassen.
• Alle übergebenen Dokumente protokollieren.

Nach der Prüfung

Die DRV erstellt einen Prüfbericht mit eventuellen Beanstandungen. Sie können binnen eines Monats Widerspruch einlegen — sinnvoll vor allem bei strittigen Klassifizierungen.

So senken Sie das Prüfungsrisiko langfristig

• KI-Klassifizierung pro Rechnung: Werkzeuge wie KSK-Pilot dokumentieren jede Klassifizierung mit Begründung — perfekter Audit-Trail.
• Monatliche Buchungs-Routine: KSA gleich bei der Eingangsrechnung markieren, nicht erst zum Jahresende.
• Jährliche Selbstprüfung: Vor der Jahresmeldung eigene Stichproben ziehen.
• Steuerberater einbinden: Bei Grenzfällen sollte er gegenzeichnen können.

Eine gut vorbereitete Prüfung dauert typischerweise 1–3 Tage statt einer ganzen Woche. Und das wichtigste: Sie schlafen besser, wenn die nächste Prüfung in vier Jahren kommt.