KSK-Jahresmeldung: Frist, Ablauf und Inhalt

Wann ist die Frist?

Nach §27 KSVG müssen abgabepflichtige Unternehmen die im Vorjahr gezahlten Honorare bis zum 31. März des Folgejahres melden. Für das Meldejahr 2024 ist der Stichtag also der 31. März 2025; für 2025 entsprechend der 31. März 2026.

Was muss gemeldet werden?

Gemeldet wird die Summe aller Honorare und Auslagen, die im Kalenderjahr an selbstständige Künstler und Publizisten gezahlt wurden — getrennt nach den vier Bereichen des KSVG:

• Bildende Kunst (Fotografie, Design, Illustration)
• Darstellende Kunst (Schauspiel, Tanz, Musik live)
• Wort (Texte, Lektorat, Übersetzung)
• Musik (Komposition, Tonträger-Produktion)

Wichtig: Gemeldet wird die Brutto-Honorarsumme ohne Umsatzsteuer. Auslagen (z. B. Reisekosten) zählen mit, wenn sie zusammen mit dem Honorar ausgezahlt werden.

Wie wird gemeldet?

Die Meldung erfolgt über das offizielle KSK-Online-Meldeportal unter ksk.kbs.de. Alternativ ist auch eine schriftliche Meldung mit dem Formular "Jahresmeldung KSA" möglich. In der Praxis empfiehlt sich die Online-Meldung — sie ist auditfähiger und schneller.

Was passiert bei Versäumnis?

Wer die Meldung versäumt, muss mit folgenden Konsequenzen rechnen:

1. Schätzung durch die KSK: Bleibt die Meldung aus, schätzt die KSK die Honorarsumme — meist großzügig zum Nachteil des Verwerters.
2. Ordnungswidrigkeit nach §36 KSVG: Bußgelder bis zu 5.000 € möglich.
3. Säumniszuschlag: 1 % pro Monat auf den geschuldeten Betrag.
4. DRV-Prüfung: Versäumte Meldungen werden bei der nächsten Prüfung sicher entdeckt — mit Rückwirkung auf 4 Jahre.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Eingangsrechnungen sammeln: Alle Rechnungen des Kalenderjahres aus der Buchhaltung exportieren (DATEV, Lexware, CSV).
2. Klassifizieren: Pro Rechnung prüfen, ob KSA-pflichtig (siehe Was ist KSA-pflichtig?).
3. Summieren nach Bereichen: Bildende Kunst, Wort, Musik, Darstellende Kunst getrennt addieren.
4. Im KSK-Portal melden: Login bei ksk.kbs.de, Jahresmeldung ausfüllen, Bestätigung speichern.
5. Belege archivieren: Alle Berechnungen und Klassifizierungen für mindestens 6 Jahre aufbewahren — die DRV kann sie anfordern.

Tipps für die nächste Jahresmeldung

• Erinnerung im Kalender für den 28. Februar setzen — dann bleibt noch ein Monat Puffer
• Klassifizierung nicht erst kurz vor der Frist machen, sondern laufend pro Rechnung
• Audit-Trail: Begründungen pro Klassifizierung dokumentieren
• Bei Unklarheit zur Pflicht — vorsichtshalber melden ist günstiger als Säumniszuschläge