KSK-Jahresmeldung: Frist, Ablauf und Inhalt

Wann ist die Frist?

Nach §27 KSVG müssen abgabepflichtige Unternehmen die im Vorjahr gezahlten Honorare bis zum 31. März des Folgejahres melden. Für das Meldejahr 2024 ist der Stichtag also der 31. März 2025; für 2025 entsprechend der 31. März 2026.

Was muss gemeldet werden?

Gemeldet wird die Summe aller Honorare und Auslagen, die im Kalenderjahr an selbstständige Künstler und Publizisten gezahlt wurden — getrennt nach den vier Bereichen des KSVG:

• Bildende Kunst (Fotografie, Design, Illustration)
• Darstellende Kunst (Schauspiel, Tanz, Musik live)
• Wort (Texte, Lektorat, Übersetzung)
• Musik (Komposition, Tonträger-Produktion)

Wichtig: Gemeldet wird die Brutto-Honorarsumme ohne Umsatzsteuer. Auslagen (z. B. Reisekosten) zählen mit, wenn sie zusammen mit dem Honorar ausgezahlt werden.

Wie wird gemeldet?

Die Meldung erfolgt entweder mit dem Online-Formular "Meldung zur Künstlersozialabgabe abgeben oder ändern", das die Künstlersozialkasse auf kuenstlersozialkasse.deunter "Entgeltmeldung" verlinkt, oder schriftlich mit dem Meldebogen als PDF. Für die Online-Meldung brauchen Sie Ihre Abgabenummer. In der Praxis empfiehlt sich die Online-Meldung — sie ist schneller und die Eingaben bleiben nachvollziehbar dokumentiert.

Welche KSK-Meldung ist gemeint? Unternehmen und Versicherte

Hinter „KSK-Meldung“ stehen zwei verschiedene Vorgänge, die oft verwechselt werden. Diese Seite behandelt die Meldung der Unternehmen; die Meldung des Jahreseinkommens betrifft dagegen die Künstler und Publizisten selbst.

Unternehmen: Meldung der abgabepflichtigen Entgelte

Wer Künstler und Publizisten beauftragt, meldet der KSK die gezahlten Honorare des Kalenderjahres (Entgeltmeldung, hier Jahresmeldung genannt). Die Online-Meldung und der Meldebogen (z. B. "Meldebogen 2025") sind zwei Wege für dieselbe Meldung. Auch eine rückwirkende Meldung oder eine Korrektur bereits gemeldeter Entgelte ist über Meldebogen oder Online-Formular möglich; die KSK nennt dafür die letzten fünf Jahre.

Versicherte: Meldung des voraussichtlichen Jahreseinkommens

Wer selbst bei der KSK versichert ist, meldet einmal im Jahr sein voraussichtliches Jahresarbeitseinkommen aus künstlerischer oder publizistischer Tätigkeit — auch dann, wenn es sich gegenüber dem Vorjahr nicht ändert. Die Online-Meldung läuft mit einer Versicherungsnummer und einem Authentifizierungscode, den die KSK im Herbst per Post verschickt; für die Meldung zum Jahr 2027 nennt die KSK als Papier-Frist den 1. Dezember 2026 (Stand 28.10.2026). Als Arbeitseinkommen gilt der Gewinn, also Betriebseinnahmen abzüglich Betriebsausgaben — meist die „Einkünfte aus selbständiger Arbeit“ im Einkommensteuerbescheid, nicht das zu versteuernde Einkommen. Daraus berechnet die KSK den neuen Beitrag und teilt ihn per Beitragsmitteilung mit. Fristen und Verfahren für Versicherte legt die KSK fest; maßgeblich ist das Schreiben, das Sie dort erhalten.

Sind Sie Auftraggeber und keine versicherte Person, ist diese Meldung nicht Ihre Aufgabe. Ihre Meldung betrifft die Honorarsumme, nicht das Einkommen der beauftragten Künstler.

Wer muss die Jahresmeldung abgeben?

Meldepflichtig sind die abgabepflichtigen Unternehmen. Typische Verwerter wie Verlage und Werbeagenturen sind ab dem ersten Euro Honorar dabei; bei Eigenwerbern kommt es auf die Bagatellgrenze an. Wer zu welcher Gruppe gehört, erklären KSVG §24 und Was ist KSA-pflichtig?. Zahlen Sie Honorare an Künstler oder Publizisten, ist die Prüfung der Abgabepflicht der erste Schritt — nicht erst die Meldung.

Jahresmeldung 2024, 2025 und 2026: Welche Frist gilt wann?

Die Meldung bezieht sich immer auf das abgelaufene Kalenderjahr. Die Jahresmeldung 2025 enthält also die Honorare des Jahres 2025 und war bis 31. März 2026 fällig; die nächste betrifft 2026.

Meldung vergessen? Die Folgen stehen im nächsten Abschnitt.

Was passiert bei Versäumnis?

Wer die Meldung versäumt, muss mit folgenden Konsequenzen rechnen:

1. Schätzung durch die KSK: Bleibt die Meldung aus, schätzt die KSK die Honorarsumme — meist großzügig zum Nachteil des Verwerters.
2. Ordnungswidrigkeit nach §36 KSVG: Bußgelder bis zu 5.000 € möglich.
3. Säumniszuschlag: 1 % pro Monat auf den geschuldeten Betrag.
4. DRV-Prüfung: Versäumte Meldungen werden bei der nächsten Prüfung sicher entdeckt — mit Rückwirkung auf 4 Jahre.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Eingangsrechnungen sammeln: Alle Rechnungen des Kalenderjahres aus der Buchhaltung exportieren (DATEV, Lexware, CSV).
2. Klassifizieren: Pro Rechnung prüfen, ob KSA-pflichtig (siehe Was ist KSA-pflichtig?).
3. Summieren nach Bereichen: Bildende Kunst, Wort, Musik, Darstellende Kunst getrennt addieren.
4. Bei der KSK melden: Online-Formular auf kuenstlersozialkasse.de (mit Abgabenummer) oder Meldebogen ausfüllen, Bestätigung speichern.
5. Belege archivieren: Alle Berechnungen und Klassifizierungen für mindestens 6 Jahre aufbewahren — die DRV kann sie anfordern.

Tipps für die nächste Jahresmeldung

• Erinnerung im Kalender für den 28. Februar setzen — dann bleibt noch ein Monat Puffer
• Klassifizierung nicht erst kurz vor der Frist machen, sondern laufend pro Rechnung
• Audit-Trail: Begründungen pro Klassifizierung dokumentieren
• Bei Unklarheit zur Pflicht — vorsichtshalber melden ist günstiger als Säumniszuschläge